Interne communicatie verbeteren: 5 tips

Je eigen medewerkers die niet op de hoogte zijn van het laatste nieuws; dat is best gênant. Ook weten ze soms niet waar de organisatie voor staat en dan hebben we het nog niet over de betrokkenheid van die medewerkers. Veel organisaties besteden veel aandacht aan hun externe communicatie. Het moet zo duidelijk en efficiënt mogelijk. Maar de interne communicatie is minstens zo belangrijk om bovenstaande te voorkomen. Hoe pak je dat aan? Zorg ervoor dat je de volgende punten op orde hebt:

 

1. Toegankelijkheid

Communicatie kan via verschillende kanalen gebeuren. Je kan ervoor kiezen om een mail te sturen, een intranet te gebruiken, een tijdschrift te publiceren of een fysiek prikbord in de kantine te gebruiken. Wat je gebruikt maakt voor nu niet zozeer uit, wel is het belangrijk dat de interne communicatie voor iedereen toegankelijk is. Een medewerker moet immers nooit kunnen zeggen: ‘Dat heb ik nergens kunnen vinden.’ Want wanneer je teveel of moeilijk te bereiken kanalen hebt, zal veel informatie verloren gaan. Probeer daarom zoveel mogelijk via één kanaal te communiceren en zorg dat iedereen daar gemakkelijk bij kan, of mensen nu op kantoor zijn of onderweg.

2. Mogelijkheid tot conversatie

We leven al lang niet meer in een wereld waarin we als lezer genoegen nemen met éénrichtingsverkeer; we willen kunnen reageren op berichten en aangeven of we iets leuk vinden of niet. Deze mogelijkheid tot conversatie geeft ons het gevoel dat ze gehoord worden. Wie vindt het niet heerlijk om felicitaties krijgen van collega’s wanneer er een opdracht is binnengehaald? Of dat je werk wordt erkend door de mensen om je heen? Interne communicatie verbetert dus wanneer het mogelijk wordt voor collega’s om op een platform de conversatie aan te gaan. Bonuspunt: als organisatie kan je uit deze gesprekken of interacties weer input halen om je bedrijfsvoering te verbeteren.

3. Podium voor personeel

De afdeling Communicatie is regelmatig bezig om mooie content te creëren, echter is het voor je interne communicatie ook goed als er content van medewerkers zelf komt. Neem bijvoorbeeld nieuws van verschillende afdelingen: deze verhalen zijn veel leuker om te horen als de persoon om wie het draait het zelf vertelt. Zorg er daarom voor dat medewerkers uit alle lage van de organisatie content maken, denk hierbij aan: blogs, sfeerverslagen, korte video’s of foto’s. Niet alleen maakt dit de communicatie persoonlijker, maar heeft de afdeling ook meer tijd over voor andere zaken. Zij hoeven immers alleen nog de eindredactie uit te voeren.

4. Communicatieplan

De ene organisatie zal meer te communiceren hebben dan de ander. Desondanks blijft je planning en strategie erg belangrijk. Bedenk van te voren hoe je ervoor gaat zorgen dat mensen naar je platform komen om nieuws te lezen, of hoe wat je gaat doen om een informatie-overload te voorkomen. Een goed communicatieplan waarin staat wat, wanneer gecommuniceerd wordt, gaat je zeker helpen. Wanneer je af en toe wat wilt plaatsen is een goede spreiding wenselijk, maar je wilt ook ruimte creëren voor ad-hoc-communicatie. Bij meerdere berichten per dag moet je er goed over nadenken hoe je ervoor zorgt dat mensen datgene lezen wat voor hen belangrijk is. Pushberichten zijn een goed middel om iedereen snel op de hoogte te brengen.

5. Tooling

Technologie gaat je helpen om je interne communicatie te versimpelen. Maar voordat je überhaupt gaat kijken naar de verschillende tools op de markt, is het belangrijk om te omschrijven waarvoor je het gaat gebruiken. Wat is het doel van de tool? Wil je puur nieuwsberichten verspreiden om kennis over de organisatie te verbeteren? Of wil je een platform waar je samen kan werken en waar veel interactie mogelijk is? Stel jezelf ook de vraag: wil ik het over vijf jaar nog zo doen en heb ik daar de juiste middelen voor? Vooral dit laatste is erg belangrijk, want tooling en implementatie zijn niet altijd goedkoop. Als je gaat shopppen voor een tool, hou dan de eerder genoemde punten van dit artikel in gedachten. Korte samenvatting: een goede tool moet toegankelijk zijn en mensen de mogelijkheid bieden om conversaties aan te gaan. Dan pas helpt het om écht de interne communicatie te verbeteren.

Natuurlijk zijn er nog meer manieren om je interne communicatie te verbeteren, maar wie deze lijst op orde heeft is goed op weg.

Reageren is niet mogelijk.