Interne communicatie tussen afdelingen verbeteren

8 makkelijke tips

Misschien is het jouw organisatie weleens overkomen: je creatieve team heeft in een paar weken een waanzinnig concept bedacht en uitgewerkt, maar krijgt vervolgens van marketing te horen dat dit totaal niet in lijn ligt met de marketingstrategie. Frustrerend en vooral erg zonde. Het probleem? De betrokken partijen communiceren niet goed met elkaar. Daarom: 8 tips om de interne communicatie tussen afdelingen te verbeteren.

1. Een gezamenlijk doel

Het kan lastig zijn voor teamleden om zich betrokken te voelen bij andere afdelingen als ze niet het grote plaatje zien. Het helpt wanneer voor iedereen de visie duidelijk is en hoe hun team daarin past. Praat de teams aan het begin van een project bij over de rode draad en hoe zij helpen om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Maar ook als je al goed op weg bent in een project is het van belang om de afdelingen op de hoogte te houden van elkaars voortgang.

2. Houd elkaar betrokken

Plan regelmatig een team check-up in voor iedereen die betrokken is binnen een bepaald project of onderwerp. Het maakt niet of het om langlopende of kortlopende projecten gaat. Zet ze alvast in de agenda’s en maak er een prioriteit van om ze niet te verschuiven. Bespreek hierin de voortgang en de actiepunten. Deze meetings zijn ook een mooi moment om feedback en complimenten uit te spreken naar elkaar.

3. Praat individueel met mensen

Regelmatig praten met medewerkers is enorm belangrijk. Praat om de paar weken of maanden met ze en vraag naar hun mening over het project, hun taken en over de organisatie in het algemeen. Medewerkers willen graag gehoord worden en vaak hebben ze goede insider informatie die je project ten goede zal komen. Naast interne communicatie verbetert dit de betrokkenheid van je medewerkers.

Interne communicatie tussen afdelingen verbeteren

4. Maak documenten en kennis makkelijk bereikbaar

Er is veel informatie beschikbaar in een organisatie. Vaak té veel. Volgens onderzoek leidt dit niet zozeer tot een informatie overload, maar een te kort aan kennis. Dit wordt ironisch gezien niet veroorzaakt door de afwezigheid van kennis, maar door de hoeveelheid en ontoegankelijkheid ervan. Maak het voor je medewerkers daarom mogelijk om bij elkaars documenten te kunnen. Een goed social intranet platform leent zich hier heel goed voor. Je kunt vertrouwelijke documenten afschermen in groepen of per persoon, maar de rest kun je openbaar houden. Ook handig is dat je met zo’n social intranet gemakkelijk andere medewerkers en hun skills kunt opzoeken. Makkelijk als je een team wilt samenstellen op basis van vaardigheden, of gewoon iemands nummer nodig hebt.

5. Moedig mensen aan om content te maken

Het maken van content voor blogs en websites kan zowel intern als extern een positief effect hebben op je organisatie. Door je werknemers aan te moedigen om goede content te maken, stel je hen in staat om een stuk van hun eigen persoonlijkheid aan de organisatie toe te voegen. Bovendien kunnen anderen hun posts “liken” en becommentariëren – een andere effectieve tool om een productieve discussie te bevorderen.

6. Los conflicten op

Zelfs al zijn er slechts twee personen betrokken zijn bij een meningsverschil, hun geschil is van invloed op alle processen binnen het bedrijf en kan de gehele workflow onderbreken. Help om deze conflicten op te lossen en investeer in zaken als team-building. Als het team ontwricht is kun je ook professionals inhuren om de boel weer op de rails te krijgen. Maar maak niet de vergissing dat het wel overwaait. Hardnekkige conflicten kun je het beste zo snel mogelijk aanpakken, voordat je het onderaan de streep gaat merken. Niets is zo slecht voor je interne communicatie (en organisatie) als mensen die niet met elkaar willen samenwerken.

7. Creëer een open workspace

Je marketingman zal minder geneigd zijn om hun zooi over de schutting te gooien bij IT, wanneer zij regelmatig elkaar persoonlijk ontmoeten. Doe daarom je best om een open workspace te bevorderen. Probeer zo min mogelijk in hokjes te werken, of laat de deur regelmatig open staan. Misschien ben je geneigd om te denken dat medewerkers die het koffieapparaat staan te kletsen je geld kosten, maar geef ze de ruimte elkaar beter te leren kennen. Dat gaat nu eenmaal niet in een vergadering.

8. Maak gebruik van een goede samenwerkingsomgeving

Buiten het feit dat een social intranet je helpt om business te doen, helpt het ook om je interne communicatie tussen afdelingen te verbeteren. Profielen van medewerkers en chatmogelijkheden maken het makkelijk om elkaar te spreken. Daarnaast kunnen ze makkelijk samenwerken aan projecten, documenten en presentaties, of best practices met elkaar delen. Een intranet is volgens dit onderzoek over kennismanagement bij uitstek hét medium om intern te communiceren en kennis te delen. Het is fijn als je daarbij een goede office integratie en een integrale search functie hebt.

Conclusie

Alle neuzen dezelfde kant op krijgen zal nooit gemakkelijk zijn. Houd in gedachten dat om interne communicatie tussen afdelingen te verbeteren, je het beste een mix kunt toepassen van bovenstaande tips. Voel je vrij om contact op te nemen voor nog meer tips of ervaringen.

Reageren is niet mogelijk.